Porządkowanie archiwów

Przepisy prawa i zasady funkcjonowania sprawnej organizacji nakazują stworzenie i utrzymanie archiwum, nakładając dodatkowo różne obligatoryjne okresy ich przechowywania dla różnych typów dokumentów. Z czasem ilość dokumentów rośnie, niektóre muszą być dalej przechowywane, inne stają się przeterminowane. Dobra organizacja archiwum zapewni łatwy dostęp do informacji.

Aby było to możliwe należy prowadzić zgodnie z procedurami, sumiennie i systematycznie. W praktyce okazuje się, że do archiwum trafiają przypadkowe dokumenty, nie przygotowane do długiego przechowywania, źle opisane, nieprawidłowo opisane czy spakowane itd. Skutkiem tego jest niekontrolowany rozrost archiwów, bałagan organizacyjny i problem ze sprawnym dostępem do potrzebnych dokumentów. Taki stan archiwum powoduje opóźnienia w pracy organizacji, generując zbędne koszty i stres.

Zdarza się również iż konieczna jest reorganizacja lub przeprowadzka archiwum. Są to przedsięwzięcia skomplikowane i wymagające fachowej wiedzy. W przypadku, gdy Państwa archiwum wymaga prac porządkowych, organizacji lub przeniesienia zachęcamy do skorzystania z naszej fachowej pomocy.

Brakowanie

Po zakończeniu okresu przechowywania dokumentów, który jest zróżnicowany dla różnego rodzaju dokumentów od 2 do 50 lat, trzeba wydzielić te dokumenty i sporządzić spis. W przypadku instytucji administracji państwowej i przedsiębiorstw państwowych trzeba przygotować wystąpienie do lokalnego Archiwum Państwowego na uzyskanie zgody na niszczenie dokumentów.

Opracowywanie instrukcji archiwalnych i kancelaryjnych

Obieg dokumentów w firmie powinien być uporządkowany tzn. każdy pracownik powinien wiedzieć jaka jest droga służbowa dokumentów w jego firmie, jak i gdzie powinny być przechowywane, te sprawy są regulowane za pomocą instrukcji, które opracowujemy na życzenie Klientów.

Szanowni Państwo, w ramach naszego serwisu stosujemy pliki cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. Więcej informacji w Polityce Prywatności.

Akceptuję pliki cookies